Автоматизация ресурсного планирования в ИТ: как мы оптимизировали управление загрузкой сотрудников с помощью Excel и Power Query

Эффективное управление ресурсами — один из ключевых аспектов ИТ-менеджмента и управления проектами. В условиях многопроектной среды критически важно балансировать нагрузку специалистов, обеспечивать контроль сроков, управлять ограничениями по ресурсам и минимизировать риски переработки.

На рынке существует множество инструментов для планирования и учета ресурсов, но их внедрение не всегда оправданно: они требуют значительных затрат, а их функционал может не учитывать специфику конкретных процессов. В ряде случаев гораздо эффективнее использовать уже имеющиеся решения, дополняя их точечно необходимыми возможностями, которые можно быстро и экономично адаптировать.

Традиционные подходы, такие как статические таблицы или ручное планирование, быстро устаревают: данные теряют актуальность, а субъективные оценки менеджеров не всегда отражают реальную загрузку команды. Чтобы решить эту проблему, мы разработали Workload Manager — инструмент управления загрузкой сотрудников на базе Excel и Power Query, который позволяет в режиме реального времени анализировать рабочую нагрузку, прогнозировать занятость и оперативно перераспределять задачи.

Рассказываем, как этот инструмент помог нам повысить прозрачность планирования и сделать управление ресурсами более предсказуемым.

Основные вызовы в ресурсном планировании ИТ-проектов

В рамках управления проектами и управления ИТ-ресурсами мы столкнулись с рядом типичных проблем.

• Нехватка аналитики по загрузке сотрудников. В условиях одновременного ведения 10+ проектов сотрудники участвуют в нескольких инициативах, и без единого дашборда сложно понимать реальную занятость команды.

• Дефицит ресурсов и переработки. Без эффективного контроля задач возникали ситуации, когда одни специалисты были перегружены, а другие недозагружены.

• Сложности с управлением сроками. Из-за недостатка актуальных данных по рабочей загрузке возникали срывы дедлайнов, перераспределение ресурсов в последний момент и рост количества незапланированных задач.

• Влияние изменений в бизнес-проектах. Наши ресурсы привлекаются для реализации бизнес-инициатив, и изменения параметров этих проектов напрямую отражаются на загрузке подразделения. В некоторых случаях мы фактически передаем свои ресурсы во внешнее управление.

Чтобы устранить эти проблемы, мы разработали Workload Manager, который автоматизировал процесс сбора и анализа данных о загрузке специалистов.

Как мы оптимизировали управление ресурсами с помощью Excel и Power Query?

В дополнение к существующим инструментам (MS Project, Jira Portfolio, SAP PPM, Primavera P6) мы решили создать гибкое и простое решение на основе Excel и Power Query. Такой подход позволил нам быстро внедрить его без дополнительных затрат на лицензирование и обучение.

При этом мы понимали, что далеко не всегда целесообразно сразу инвестировать в доработку энтерпрайз-систем или приобретение новых модулей. Это может занять месяцы и потребовать значительных бюджетов. Вместо этого мы выбрали более практичный путь — использовали уже доступные инструменты, дополнив их нужными функциями. Данный подход позволил нам получить рабочее решение здесь и сейчас, без долгого ожидания и сложных согласований.

1.     Централизованный учет проектов и задач.

Все проекты фиксируются в централизованном реестре проектов. Здесь содержится информация о каждом инициированном проекте. Использование Power Query позволяет загружать актуальные данные из внешних систем учета (например, таймшитов или CRM), минимизируя ручной ввод и риск ошибок.

2.     Автоматизированное распределение задач.

Все назначенные задачи фиксируются с привязкой к конкретным ресурсам. Данные автоматически обновляются из ресурсных планов проектов, что позволяет учитывать изменения в рабочем портфеле без ручного вмешательства. Инструмент автоматически рассчитывает баланс загруженности специалистов и предупреждает о потенциальных перегрузках.

Например, если аналитик занят более чем на 100% FTE, инструмент сигнализирует о перегрузке и мы пересматриваем приоритеты задач или ищем дополнительные ресурсы.

3.     Контроль сроков и отклонений от планов.

Один из ключевых функционалов — автоматический мониторинг дедлайнов и прогнозирование отклонений.

• Желтая маркировка — задачи, срок которых подходит к завершению, но работа по ним еще не выполнена.

• Красная маркировка — задачи, которые уже вышли за рамки согласованных сроков, требуют немедленного вмешательства.

Решение учитывает и анализирует разницу между запланированными и фактическими сроками, помогая руководителям проектов оперативно реагировать на отклонения.

4.     Прогнозирование загрузки и управление ресурсами.

Workload Manager позволяет строить прогнозы на основе исторических данных. Инструмент агрегирует данные и формирует:

• прогноз рабочей нагрузки на 3-6 месяцев вперед;

• коэффициент переработки;

• выявление узких мест;

• неиспользуемые ресурсы;

• аналитику для корректировки ресурсных планов и оптимизации трудозатрат в будущих проектах.

Таким образом, менеджеры могут заранее планировать перераспределение задач или корректировать проектные приоритеты.

5.     Учет отпусков и доступности сотрудников.

Еще один важный фактор в управлении ресурсами — учет отсутствий (отпусков, больничных, командировок). Инструмент автоматически сигнализирует, если на сотрудника назначена задача, но он недоступен. Это позволяет избежать ошибок при планировании и учитывать реальные доступные ресурсы.

Результаты внедрения Workload Manager

После внедрения Workload Manager процесс ресурсного планирования стал структурированным и прозрачным.

• Прозрачное управление рабочей нагрузкой — теперь у нас всегда актуальные данные по загрузке сотрудников.

• Балансировка нагрузки — сократились перегрузки специалистов,повысилась равномерность распределения задач.

• Улучшенный контроль дедлайнов — проактивное реагирование на потенциальные срывы сроков.

Вывод: почему автоматизация ресурсного менеджмента критически важна?

Грамотное управление ресурсами в ИТ — это не просто планирование задач, а стратегическое управление рабочими активами. 

Использование Workload Manager на базе Excel и Power Query позволило нам автоматизировать процесс планирования без сложных внедрений и дополнительных затрат. Такой подход дает возможность руководителям оперативно адаптироваться к изменениям, минимизировать потери производительности и принимать решения на основе данных.

В условиях роста количества ИТ-проектов и ограниченности человеческих ресурсов автоматизация ресурсного планирования — это не опция, а необходимость.

--

Алия Базеева,

руководитель проектов отдела развития ИТ-инфраструктуры ООО «ЦКР-ИТ»