Как управлять проектом внедрения 1С? Выбор подрядчика, контроль работ, экономия бюджета

Руководство интеграциями требует не только навыков организации, но и понимания технических аспектов. В данной статье мы обсудим, как выбрать интегратора, контролировать его работу и проектный бюджет. 

Автор: Евгений Соболев, генеральный директор компании Binom Systems

Что включает в себя руководство проектом внедрения?

Управление процессами со стороны заказчика состоит из множества задач и процедур. В их числе:

Постановка целей и сроков. Позволяет задать нужный ритм и эффективно распределять ресурсы для достижения ожидаемых результатов. 

Оценка рисков. Нужна для предварительного определения возможных проблем и разработки мер для их предотвращения. 

Предварительная финансовая оценка. Помогает оценить целесообразность затрат и окупаемость инвестиций в IT-инфраструктуру компании. 

Бюджетирование. Предполагает согласование вложений с руководством и распределение бюджета по месяцам, что обеспечивает стабильные платежи подрядчику и предотвращает простои. 

Формирование команды. Для успешного внедрения 1С нужна рабочая группы компетентных специалистов, способных эффективно справиться с задачами. Также потребуется руководитель проекта внедрения со стороны заказчика - лидер рабочей группы. 

Выбор подрядчика. Необходимы четкие критерии оценки потенциальных исполнителей работ: релевантные кейсы, подтвержденные отзывы и отраслевой опыт, что поможет минимизировать риски.

Контроль реализации проекта. Рабочая группа разрабатывает список требований, устанавливает приоритеты и стандарты для успешного завершения каждого этапа. Качество работы проверяется через регулярное тестирование.

Подготовка персонала к работе с новым ПО. Включает обучение, отработку возможных возражений и создание службы техподдержки.

Как выбрать подрядчика для внедрения 1С?

Оценивать компетентность потенциального исполнителя и его понимание бизнес-задач следует на личной встрече с участием ключевых пользователей. Они предоставят исходные данные и четко сформулируют ожидания. Результатом станет предварительный план внедрения 1С, который будет учитывать потребности компании и персонализированный расчет стоимости.

Иногда интеграторы на начальном этапе присылают анкету для уточнения информации. Заполнение опросника занимает меньше времени, чем организация и проведение встречи, но его стандартизированный формат не учитывает все нюансы.

На выбор исполнителя часто влияет стоимость услуг, но не стоит ориентироваться только на цифры в коммерческом предложении. 

Цена проекта варьируется в зависимости от объема задач и квалификации специалистов. Также при расчетах большого проекта не стоит опираться только на часовой тариф: общая стоимость зависит от сложности, срочности и трудоемкости. 

Помимо цены услуг важно учитывать такие критерии, как статус франчайзи 1С, отзывы клиентов, портфолио и наличие собственной техподдержки.

Также важно понять нацеленность подрядчика на результат. Исполнитель, заинтересованный в качестве, обязательно проводит предпроектное обследование. Как правило, оно включает: 

• Изучение бизнес-процессов;

• Анализ требований заказчика к автоматизированной системе;

• Оценку доступных и необходимых для реализации ресурсов.

Эта подготовка формирует базу для цельного и детального технического задания.

Как контролировать подрядчика на каждом этапе

Начиная работу с внедренцем, для всего проекта и каждого этапа установите не только сроки, но еще метрики контроля качества и промежуточные контрольные точки. 

Для эффективного управления процессом полезны:

• Статусные встречи с поставщиком услуг для обсуждения результатов, проблем и шагов;

• Промежуточные отчеты о выполненных задачах и качестве работ;

• Тестирования для выявления ошибок;

• Контроль сроков для соблюдения графика.

Важна открытая и оперативная связь с командой подрядчика. Готовьте повестку и список вопросов для каждой встречи. Регулярно собирайте обратную связь от сотрудников для выявления и устранения проблем.

Сколько стоит внедрение 1С и как спланировать бюджет?

На цену безусловно влияют внешние обстоятельства и конкретные задачи, стоящие в том или ином случае. Однако есть единые статьи расходов, которые можно просчитать заранее. К ним относятся:

• ПО и лицензии. Конфигурация 1С и ее версия, а также количество рабочих мест напрямую влияют на стоимость.

• Услуги подрядчика. Цена определяется сложностью задач и квалификацией исполнителей.

• Обучение персонала. Ключевым пользователям и линейным работникам понадобятся курсы по работе с новым ПО, прежде чем они смогут приступить к исполнению своих обязанностей.

• Техническая поддержка. Помимо подписки на ИТС от 1С может потребоваться дополнительная техподдержка от интегратора.

• Материальные ресурсы. Если система размещена на собственных серверах или в облаке, учитываются расходы на обслуживание или оплату доступа.

• Дополнительно могут потребоваться доработки, если типовая конфигурация не удовлетворяет требованиям бизнеса.

Рассчитать итоговую стоимость всего проекта сможет только исполнитель работ. При бюджетировании желательно добавить к ней 15-20% на случай непредвиденных затрат. Предотвратить необоснованный перерасход средств поможет регулярная сверка фактических и запланированных затрат. 

Риски проекта внедрения 1С и как их предотвратить

Можно выделить 3 ключевых негативных фактора, которые ставят под угрозу проект внедрения и, как минимум, перечеркнут позитивные перемены, которые оно должно принести. 

1. Отсутствие четкой цели. Без понимания, какие изменения необходимы и зачем, невозможно создать эффективную учетную систему. И также невозможно донести ее ценность до персонала, которому предстоит работать с этим ПО.
Решение. Ссформулируйте понятную цель для всего персонала, особенно для рабочей группы. Она должна соответствовать критериям SMART: конкретная, измеримая, реалистичная, релевантная и с установленными сроками. Важно, чтобы все знали, для чего нужна 1С.

2. Нереалистичная оценка бюджета и сроков. Расчеты без конкретики и предварительного анализа бизнес-процессов приводят к ошибкам и задержкам. Решение. Проведите предварительный анализ требований, оцените проектные риски и создайте детализированный план работ с подрядчиком.

3. Саботаж нововведений персоналом. Сотрудники могут не принимать новую систему из-за страха перед изменениями или недостатка информации, потому что не понимают, чем обусловлены перемены. Практически всегда такое отношение снижает операционную эффективность работы и приводит к убыткам.

Решение. Презентуйте проект сотрудникам, расскажите о его достоинствах. Также провести обучение персонала и организуйте сбор обратной связи от коллектива. 

Фундаментальные риски, которые сведут на нет все возможные плюсы ‒ выбор неподходящего ПО и найм некомпетентного или недобросовестного исполнителя.  

Эти факторы зачастую связаны, поэтому тщательно выбирайте компанию-франчайзи и разработчиков.